Collection Calls im Forderungsmanagement

Instrumente des Forderungsmanagements

Das Forderungsmanagement umfasst zahlreiche Aufgaben und Maßnahmen, um die Bonität von Kunden zu prüfen und die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu sichern. Neben Collection Calls zählen zu den Instrumenten:

• Mahnverfahren: Schriftliche Aufforderungen an Kunden, ihre offenen Rechnungen zu begleichen. Diese sollten klar und rechtlich einwandfrei formuliert sein, um Missverständnisse zu vermeiden und die Forderungen des Unternehmens durchzusetzen.
• Inkassodienste: Externe Dienstleister, die ausstehende Forderungen für das Unternehmen eintreiben. Diese Maßnahme wird oft dann eingesetzt, wenn andere Maßnahmen erfolglos geblieben sind.
• Zahlungsvereinbarungen: Individuelle Lösungen wie Ratenzahlungen, die dem Kunden Flexibilität bieten und das Forderungsmanagement effizienter gestalten können.
• Bonitätsprüfungen: Ein zentraler Bestandteil der Aufgaben im Forderungsmanagement, bei dem Kunden vor Vertragsabschluss auf ihre Zahlungsfähigkeit überprüft werden.
• Automatisierte Buchhaltungssysteme: Effiziente Tools, die Rechnungen und Forderungen verwalten und durch automatische Zahlungserinnerungen die Liquidität des Unternehmens sichern.

Definition: Collection Calls

Collection Calls, auch bekannt als Forderungsanrufe, sind telefonische Kontakte mit Kunden. Sie dienen dazu, den Status offener Rechnungen zu klären, Forderungen nachzugehen und wichtige Informationen über die Gründe für ausbleibende Zahlungen zu sammeln. Ziel ist es, durch freundliche und persönliche Ansprache nicht nur die Zahlung zu beschleunigen, sondern auch die Bonität des Kunden zu stärken und nachhaltige Lösungen zu finden.

Ziele von Collection Calls

Die Primärziele von Collection Calls liegen in der Klärung und Begleichung offener Forderungen. Sekundärziele sind:

• Identifikation von Gründen für die Nichtzahlung, um diese künftig zu vermeiden und das Forderungsmanagement zu verbessern.
• Erkennung unvollständiger Prozesse, die aus Kundensicht eine Zahlung verzögern könnten, und Verbesserung der internen Buchhaltungs- und Zahlungsprozesse.
• Aufdeckung von Unzufriedenheiten, um Kundenprobleme frühzeitig zu lösen und das Vertrauen in das Unternehmen zu stärken.
• Verbesserung interner Abläufe durch Rückmeldungen von Kunden, um zukünftige Maßnahmen zielgerichteter umzusetzen.
• Vermeidung zukünftiger Zahlungsausfälle durch gezielte Präventionsmaßnahmen und umfassendere Bonitätsprüfungen.
• Stärkung der Kundenbindung durch individuelle und kundenorientierte Lösungen, die langfristig die Stabilität des Unternehmens fördern.

Abgrenzung zu Mahnung- oder Inkassoanrufen

Collection Calls sind mehr als einfache Zahlungserinnerungen. Sie stehen für einen proaktiven Ansatz, der weit vor klassischen Mahn- oder Inkassoverfahren beginnt. Während Mahnverfahren oft standardisierte und formelle Schreiben umfassen, bieten Collection Calls die Möglichkeit einer persönlichen und flexiblen Klärung. Der Fokus liegt auf der Lösungssuche, nicht auf der Konfrontation.

Im Gegensatz zu Inkassoanrufen, die in der Regel in einer rechtlichen Auseinandersetzung münden können, agieren Collection Calls innerhalb einer funktionierenden Kundenbeziehung. Sie sind ein Werkzeug, um Missverständnisse zu klären, Zahlungen zu beschleunigen und das Vertrauen des Kunden in das Unternehmen zu erhalten. Dieser kundenorientierte Ansatz reduziert nicht nur den Aufwand für das Unternehmen, sondern stärkt auch langfristig die Geschäftsbeziehung. Eine präzise Übersicht der offenen Posten und strukturierte Maßnahmen sind dabei unerlässlich.

5 Vorteile von Collection Calls

1. Förderung einer positiven Kundenbeziehung: Durch eine freundliche und lösungsorientierte Kommunikation fühlt sich der Kunde wertgeschätzt und verstanden. Gleichzeitig kann das Unternehmen wichtige Informationen über die Kundenzufriedenheit sammeln.
2. Frühzeitige Klärung offener Rechnungen: Probleme werden identifiziert und gelöst, bevor größere Verfahren notwendig werden. Dies optimiert die Buchhaltungs- und Verwaltungsprozesse.
3. Vermeidung aufwendiger Mahnverfahren: Durch direkte Ansprache können Zahlungen schneller und effizienter erfolgen, was die Liquidität des Unternehmens sichert.
4. Erhöhung der Liquidität: Schnellere Zahlungseingänge stärken die finanzielle Basis des Unternehmens, ohne zusätzliche Ressourcen in aufwendige Maßnahmen zu investieren.
5. Individuelle Lösungen für Kundenprobleme: Kundenanliegen können gezielt aufgenommen und bearbeitet werden, was die Zufriedenheit erhöht und das Forderungsmanagement nachhaltig verbessert.